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Industriekauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation o. ä. (w/m/d) Projekt-/Teamassistenz
Faßberg
Aktualität: 21.10.2024
Anzeigeninhalt:
21.10.2024, Deutsches Zentrum für Luft- und Raumfahrt e. V.
Faßberg
Industriekauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation o. ä. (w/m/d) Projekt-/Teamassistenz
Aufgaben:
Werden Sie Teil des Facility Managements Nord am Standort Trauen und unterstützen Sie die wissenschaftlichen Institute und die Einrichtungen der Technischen Infrastruktur bei vielfältigen Aufgaben im wissenschaftlich-technischen Umfeld.
Als Projekt-/Teamassistenz haben Sie den Überblick über die Projekt- und Versuchstermine am Standort und sorgen für einen reibungslosen Betrieb. Sie begleiten kaufmännisch und organisatorisch Bauaufträge sowie Instandhaltungs-, Wartungs- und Reparaturaufträge von gebäudetechnischen Anlagen in enger Abstimmung mit der Revier- und Projektleitung, der Betriebstechnik, den Instituten und Einrichtungen. Sie prüfen und zeichnen Rechnungen von Dienstleistern, Fremdfirmen, Ver- und Entsorgungsunternehmen und organisieren die zentrale Ablage der Vertrags- und Bestandsdokumentation. Sie koordinieren und vereinbaren Einsatztermine und erstellen Rechnungen für interne und externe Partner und Kunden und unterstützen bei der Vorbereitung von öffentlichen Ausschreibungsverfahren. Teilaufgaben aus dem Bereich Controlling, der Gerätewirtschaft und dem Flächenmanagement runden Ihr abwechlungsreiches Tätigkeitsfeld ab.
Die Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Schulungen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben wie die Planung von Dienstreisen und die Überwachung von Arbeitszeit- und Urlaubskonten der Mitarbeitenden des Facility Managements Trauen.
Wenn Sie Kommunikationsstärke, Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen mitbringen, dann freuen wir uns, Sie in unserem Team begrüßen zu dürfen.
Qualifikationen:
Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. als Industriekauffrau/-kaufmann, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare für die Tätigkeit relevante Qualifikation
Langjährige einschlägige Berufserfahrung möglichst im technischen Umfeld
Erfahrungen als Projekt- und Teamassistenz sowie in der Abwicklung von Büro- und Verwaltungsprozessen
Kenntnisse und Erfahrungen im Prozess-, Qualitäts- und Dokumentenmanagement
Sicherer Umgang mit den gängigen IT-, Microsoft-Office-Anwendungen und SAP
Erfahrung in der Erstellung von Protokollen
Kenntnisse der einschlägigen technischen Normen (z. B. DIN, VDE, VDI) und Vorschriften (z. B. ArbStättV, ArbSchG) und deren Anwendung
Erfahrung mit VOL- und VOB-Leistungen
Grundkenntnisse in der Umsetzung und Auslegung von VOB, HOAI und RBBau
Sehr gutes sprachliches Ausdrucksvermögen der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Zielorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
Organisations- und Teamfähigkeit
Hohe Serviceorientierung und ein sicheres Auftreten
Erfahrung in der Pflege von Datenbanken
Idealerweise Grundkenntnisse TVöD, Bundesreisekostengesetz
Hohe Sozialkompetenz und Kommunikationsfähigkeit, Belastbarkeit gewünscht
Gute Kenntnisse der DLR-internen Prozesse, Verfahren und Richtlinien von Vorteil
Berufsfeld
Standorte